Le comité élabore un plan général du congrès qu'il soumet pour approbation. Ce plan, en plus d'inclure la liste des sujets, doit aussi présenter le nom des conférenciers potentiels afin d'élaborer le programme du congrès. Le programme doit tenir compte de l'aspect multidisciplinaire de l'Association et doit représenter les besoins de nos membres par tous les moyens jugés à propos, incluant l'envoi de questionnaires et la tenue de réunions de consultation en région si nécessaire.
Également, le comité travaille en collaboration avec les membres des organismes regroupant nos membres et fait en sorte de favoriser le développement et le maintien de liens étroits entre l'APFF et ces différents organismes. Le comité travaille également en étroite collaboration avec le président de l’APFF.
Il prend toutes les mesures possibles pour assurer le succès financier du congrès. Il fait des recommandations au président de l’APFF à propos de la politique des frais d'admission pour les membres, les non-membres, les conférenciers et les invités d'honneur.